Là một xã ven đô với 70 ngàn dân, cao gấp đôi nhân khẩu của những phường, xã khác trên địa bàn, hàng ngày có cả ngàn lượt người phải tới lui UBND xã Chánh Hưng, huyện Bình Chánh để làm các loại thủ tục giấy tờ hồ sơ hành chính. Nhưng bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục cho người dân cũng chỉ có vài người. Cầm trong tay xấp giấy tờ nhà đất vừa sao y xong, ông Tư Của, một người dân tại đây cho biết, tốn gần trăm ngàn và phải chờ cả tiếng đồng hồ mới tới lượt. Và cũng giống như nhiều người dân chân chất ở các phường, xã vùng ven khác, ông Tư Của cũng không nắm được quy định không bắt buộc phải nộp bản sao y; cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại các đơn vị phải đối chiếu giữa bản photo với bản chính… Nên mỗi lần cần làm thủ tục là phải một lần cầm các loại giấy tờ đi sao y để nộp.
Tại trụ sở một xã đông dân khác là Vĩnh Lộc A cũng vậy, cảnh người dân phải đội nắng mưa đến ngồi chen chân trong khu vực rộng vài chục m2 chờ sao y chứng thực là chuyện thường ngày. Quá tải, ngột ngạt khi đông đảo người dân liên tục vây xung quanh chờ đến lượt nên thái độ tiếp dân của cán bộ tại những phường, xã đông dân này ít khi được niềm nở.
Thấy chúng tôi phản ánh trước kiểu réo gọi tên người dân cộc lốc của nhân viên bộ phận sao y chứng thực, một cán bộ của địa phương bước ra xuýt xoa mong được cảm thông với lời giải thích: Không có loa, không có máy để bấm và gọi số thứ tự nên nhân viên trong bộ phận cứ phải kêu tên người làm thủ tục. Mỗi ngày gọi tới vài trăm lượt, khản đặc cả cổ nên nhiều khi nhân viên kiệm lời, mới xảy ra chuyện réo gọi tên người dân một cách cộc lốc, thiếu tôn trọng dân như vậy. Tuy nhiên, trên thực tế hễ cứ phường, xã nào đã lắp đặt hệ thống camera để theo dõi, giám sát thái độ ứng xử của cán bộ giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính cho người dân, nơi đó tình trạng hách dịch với người làm thủ tục sẽ được khắc phục.
Quá tải trong sao y chứng thực cũng khiến các phường, xã luôn phải bố trí 1 Phó Chủ tịch chỉ ngồi làm mỗi việc là ký sao y, chứng thực. Hơn thế, do đây là nguồn thu của cấp phường, xã nên theo ghi nhận của chúng tôi, phường xã nào cũng tỏ ra khá coi trọng việc sao y, chứng thực. Bởi quy định đã có từ lâu, nhưng tuyệt nhiên không thấy phường, xã nào dán thông báo công khai việc người dân không cần sao y giấy tờ, chỉ cần nộp bản photo và bản chính để đối chiếu. Một phần do tâm lý của cán bộ tiếp nhận hồ sơ trên quận, huyện sợ trách nhiệm nếu gặp phải giấy tờ giả mạo và sợ mất thời gian đối chiếu, đóng dấu kiểm tra bản chính rồi ký tên… Nên ngay cả trụ sở tiếp nhận hồ sơ của các quận, huyện cũng hầu như không thông báo để người dân được biết.
Theo phản ánh của nhiều nhân viên làm ở bộ phận sao y chứng thực cấp phường, xã, trụ sở Link Đăng Ký & Đăng Nhập Trang Chủ OK9 dành cho bộ phận sao y, chứng thực của hầu hết các phường, xã vốn đã chật hẹp, thì tình trạng mỗi loại giấy tờ sao y, chứng thực phải lưu lại một bản tại phường, xã sẽ nhanh chóng khiến các địa phương không còn nơi lưu trữ hồ sơ.
Trong khi đó, thay vì người dân phải chạy đến tiệm photo để photo giấy tờ cần sao y, chứng thực, thì hơn một năm qua những người dân ở phường Bến Thành, quận 1 – TP Hồ Chí Minh đã được cán bộ hướng dẫn là chụp hình, scan chứng minh nhân dân và lấy dấu vân tay bằng máy quét vân tay. Chỉ với một lần nhập dữ liệu này, những lần sau, nếu cần bản sao có công chứng chứng minh nhân dân hay hộ khẩu… người dân trong phường chỉ cần ra trụ sở, đặt ngón tay trỏ vào máy nhận diện vân tay, lập tức các thông tin cá nhân được lưu trữ trước đó sẽ hiện lên trên máy tính. Sau đó cần bao nhiêu bản sao chỉ cần nhập số vào, lập tức máy sẽ thông báo mức lệ phí bao nhiêu. Đồng thời dữ liệu này sẽ được chuyển đến cán bộ xử lý. Người làm thủ tục chỉ cần ngồi đợi gọi tên, đóng tiền rồi nhận giấy tờ ra về.
Ngoài ứng dụng phần mềm công nghệ sinh trắc học nhận diện vân tay vào quản lý dân cư nhằm số hóa các thủ tục hành chính; giảm bớt giấy tờ và thủ tục, tạo thuận lợi cho người dân, theo ông Lê Trương Hải Hiếu, Bí thư Đảng ủy phường Bến Thành, công nghệ nhận dạng vân tay này còn được phường áp dụng cả trong việc chấm công, quản lý việc mở cửa ra vào trụ sở UBND phường và quản lý việc sử dụng thiết bị điện.
Để tiếp tục đơn giản hóa thủ tục ở cấp xã, phường, cuối tháng 8 vừa qua TP Hồ Chí Minh đã chỉ đạo các sở ngành quận huyện trực thuộc nghiên cứu triển khai ứng dụng phần mềm trong tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại phường, xã, thị trấn; chỉ đạo giải quyết vướng mắc trong thực hiện một số thủ tục hành chính có liên quan đến hộ khẩu, hộ tịch, bảo hiểm Ok986.vip bảo mật SSL… tại phường, xã, thị trấn. Song việc cần khắc phục ngay với cấp xã, phường là quá tải trong sao y, chứng thực lại không được đề cập đến. Vì vậy, để giảm tải ngay cho cấp phường, xã, thành phố cần yêu cầu công bố rộng rãi việc nộp hồ sơ không cần phải sao y. Với những thủ tục người dân có thể tự ký cam kết và tự chịu trách nhiệm nên cho thực hiện ngay thay vì cứ buộc người dân phải đi chứng thực chữ ký
